Transaktionsmails erreichen den Adressat eigentlich immer zum richtigen Augenblick. Hat sich ein Käufer zum Beispiel gerade auf dem Internetportal für einen bestimmten Themen-Kanal angemeldet, so ist er meist an dem passenden Themenbereich begeistert. Abgesehen von maßgeschneidert zugeschnittenen Textinformationen können Transaktions-Mails ausgestaltete Callto-Action-Elemente, Darstellungen, Animationen, Videos sowie vergleichbare Inhalte umfassen. Wer an Transaktionsmails denkt, dem kommen zuerst E-Mails zur Begrüßung von Neukunden, Bestellbestätigungen oder Konto-Updates in den Sinn. Dass sich aber auch diese E-Mails hervorragend für E-Mail-Marketingaktionen benutzen lassen, ist den wenigsten Verantwortlichen klar.
Während viele Einrichtung und Unternehmen ihre Newsletter schon über professionelle E-Mail-Marketing-Dienstleister verschicken, sind die überwiegenden Zahl der Transaktionsmails heutzutage noch reine Textmails. Jedoch rentiert es sich, Transaktionsmails nicht nur als Instrument zum Zweck zu sehen stattdessen ihre Chance im Dialog mit schon aktiven Kunden und Abonnenten intensiver zu nutzen.
Wenn Sie also die Überarbeitung Ihrer Transaktionsmails in Angriff nehmen, müssen Sie auf jeden Fall im Auge behalten, welche Botschaften Sie damit vermitteln und welche Auswirkungen Sie bei den Empfängern erreichen wollen. Gleichzeitig sollten Sie berücksichtigen, rechtliche Vorgaben einzuhalten. Transaktionsmails sind (auch) Werbe-E-Mails. Ihre rechtliche Zulässigkeit ist an denselben Normen zu ermitteln, die für die einfache E-Mail-Werbung bedeutung haben. Danach würde in der Versendung von Transaktionsmails ein Wettbewerbsverstoß sowie eine unerlaubte Handlung zu sehen sein, wenn es an einer Einwilligung fehlt.
Berücksichtigt man diese Punkte, liegt in der Versendung einer Transaktionsmail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung kein Wettebewerbsverstoß. Zu diesem Zweck muss es im Vorfeld zu einem Vertragsschluss gekommen sein, bei dem das werbende Organisation die E-Mail-Adresse vom Kunden selbst bekommen hat. Nicht genügend ist jedoch eine bloße Nachfrage nach Informationen für ein spezifisches Produkt ohne späteren Vertragsschluss. Bei dem Vertragsschluss muss es sich nicht unbedingt um einen Kaufvertrag handeln, auch ein Werkvertrag oder ein Mietvertrag sein z.B. von der Norm erfasst. Es muss sich um entgeltliche Austauschverträge handeln. Kostenlose Dienstleistungen (z.B. die Mitgliedschaft in einer Community) genügen dafür nicht. Zudem muss ein zeitlicher und sachlicher Zusammenhang zwischen Vertragsschluss und Transaktionsmail bestehen.
Im Unterschied zu ähnlichen Marketing-Mails erreichen Transaktions-Mails knapp 5 x mehr Umsatz. Es ist nicht erstaunlich, dass die Klickraten eingebundener Links weit über den Vergleichswerten bei klassischen Werbemails liegen und sich damit für ein gezieltes Cross- und Up-Selling nutzen – und dadurch deutlich mehr Umsatz generieren. Transaktions-Mails bieten bedeutend mehr Potenzial für echte Umsätze als das bloße Einbinden von Logo und Bildern.